آموزش تبدیل فایل های Word به Powerpoint

ممکن است برای شما هم اتفاق افتاده باشد که بخواهید یک فایل Word را به یک فایل PowerPoint تبدیل کنید. این کار از آفیس 2007 به بعد قابل اجرا می باشد.در این ترفند ما شما را با نحوه انجام این کار به صورت مستقیم با Word، آشنا خواهیم کرد.

روش کار

Microsoft Word 2007

آموزش ایجاد پیوند در نرم افزار  Power Point

در Power Point میتوان متن ، تصویر و کلید های عملیاتی را با ایجاد پیوند یا Link به دیگر اسلاید ها هدایت نمود. برای این کار کافی است آیتم مورد نظر را انتخاب کرده و از نوار ابزار استاندارد گزینه Insert Hyperlink را انتخاب میکنیم. روش دیگری برای اعمال Link به آیتم ، راست کلیک بر روی آن و انتخاب Hyperlink است.

با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود که با انتخاب : Existing file or Webpage ، میتوان به سایتهای اینترنتی یا فایلهای موجود در کامپیوتر عمل Link را انجام داد.

گزینه Place in this Document ، لیست اسلایدهایی را که فایل جاری ایجاد کرده است را در اختیار شما قرار میدهد که با انتخاب هر کدام از آنها میتوان لینک به شماره اسلاید مربوطه انجام داد.

ـ نکته :

هنگامی که در Power Point اقدام به ایجاد Link میکنیم، حتما باید در نمای Slideshow قرار بگیریم تا نتیجه حاصل را بتوان مشاهده نمود.

متن هایی که Link شده اند تغییر رنگ داده و Underline میشوند.

ایجاد دکمه های عملیاتی برای ارتباط بین اسلاید ها : فرض کنید روی پرونده ای کار میکنید که در مورد رشته های Office توضیح میدهد. طبیعتا اولین اسلایدی که ایجاد میکنید لیستی از رشته های Office است که با قرار گرفتن روی هر کدام از رشته ها ، پیوند به اسلایدی که توضیح در مورد آن رشته را میدهد دارید. برای بازگشت به اولین اسلاید باید دائو دکمه Previous را بزنیم تا به اسلاید اول برسیم. پس بهتر است دکمه ای در هر اسلاید تعبیه کنیم تا در هر شماره اسلایدی که باشیم ما را به اولین اسلاید هدایت کند. همچنین دکمه هایی مانند Back ، و Forward که بتوان راحت تر بین اسلاید ها جابجا شد.

برای درج دکمه های عملیاتی از نوار ابزار Drawing از گروه Auto Shape میتوان Action Buttons را انتخاب نموده و یا از منوی Slide show این گزینه را فعال نمود. هر کدام از دکمه ها عملکرد خاصی را دارند که با ثابت نگه داشتن ماوس روی آنها مشخص میشود. همچنین میتوانیم خودمان برای دکمه ها عملکردی تعریف کنیم.

یکی از دکمه ها ، مثلا Home، را انتخاب میکنیم و با Drag روی اسلاید در محل مناسب قرار میدهیم. به محض اینکه دکمه روی صفحه قرار گرفت پنجره Action Setting باز میشود که در قسمت Hyper link to ، لیستی از عملکرد دکمه ها مشاهده میشود. به طور مثال Last Slide viewed ، ما را به آخرین اسلاید مشاهده شده میبرد و یا اگر URL را انتخاب کنیم ، میتوانیم با دادن آدرس سایت اینترنتی دلخواه ، برنامه را توسط این دکمه به آن سایت هدایت کنیم.

اگر بخواهیم دکمه ای داشته باشیم که ما را به یکی از فایلهای ذخیره شده در Power Point هدایت کند ، گزینه Other PowerPoint Presentation را انتخاب میکنیم.

همچنین میتوانیم دکمه های عملیاتی را خودمان طراحی کنیم. به این شکل که با یکی از ابزار های Drawing شکلی بر روی اسلاید میکشیم . سپس وقتی که به حالت انتخاب است روی آن راست کلیک میکنیم و گزینه Action Setting را انتخاب میکنیم و در لیست موجود در Hyperlink عملکردی برای آن تعریف میکنیم. همچنین میتوانیم در پنجره Insert Hyperlink برای دکمه، Screen Tip تعریف کنیم و در Slide Show مشاهده کنیم.

● Setup Show :

پنجره Setup Show را میتوان از منوی Slide Show ظاهر کرد. در این پنجره تنظیماتی انجام میدهیم که روی نمای Slide Show میتوانیم نتیجه آن را با انتخاب یکی از سه راه زیر مشاهده کنیم :

1) Presented by a Speaker Full screen : نمایش اسلاید در حالت تمام صفحه که حالت پیش فرض نمایش در Power Point است.

2) Browsed by an Individual window : نمایش Slide show در داخل یک پنجره

3) Brows at a kiosk Full screen : نمایش Slide show به صورت تمام صفحه با این تفاوت که در این حالت راست کلیک روی Slide show عمل نمیکند.

● Loop Continuously until Esc :

با فعال کردن این گزینه نمایش اسلاید ها در Loop یا حلقه افتاده و وقتی به آخرین اسلاید برسیم مجددا نمایش اسلاید ها از اول آغاز میشود.

● Show without Narration :

اگر نمایش اسلاید ها همراه با سخنرانی باشند ، با انتخاب این گزینه این امکان غیر فعال میشود.

● Show without Animation :

با انتخاب این گزینه امکان انیمیشن یا متحرک سازی اسلاید ها غیر فعال میشود و حتی اگر برای آنها انیمیشن در نظر بگیریم ، اسلایدها بدون آن نمایش داده میشوند.

● Show Scrollbar :

این گزینه وقتی فعال است که حالت Browsed by an Individual را انتخاب کرده باشیم و باعث آشکار شدن Scroll bar در پنجره میشود.

در قسمت Slides در پنجره Setup Show ، با انتخاب All نمایش اسلاید ها به ترتیب ایجاد و نشان داده میشوند. در قسمت بعدی میتوان حالت نمایش را با دادن شماره اسلاید تعیین نمود.

● Custom Show :

اگر این گزنه غیر فعال است ، پنجره را ببندید و از منوی Slide show این گزینه را انتخاب کنید. پنجه custom Show ظاهر میشود که با زدن دکمه New میتوانیم نام ناسبی را برای نمایش بگذاریم و نمایش اسلاید ها را با انتخاب اسلاید و زدن کلید Add سفارشی کنیم. در این حالت نمایش اسلاید ها متواند به طور دلخواه انتخاب شود.

به پنجره Setup Show برمیگردیم. این قسمت با تنظیم قبلی فعال شده و میتوانیم از آن استفاده کنیم. در قسمت Advanced Slides میتوانیم نحوه نمایش را با انتخاب گزینه Manually ( به طور دستی ) یعنی با زدن کلید Enter  کلیک ماوس انجام دهیم.

اگر تنظیمات زمان گذاری شده را قبلاض انجام داده باشیم میتوان با انتخاب Using Timing if Present نمایش اسلایدها را با توچه به زمان داده شده نشان داد.

● Slide Transition :

از منوی File گزینه New و سپس تب Presentation را انتخاب کنید و نمونه ای را برگزینید. مثلا Generic به نمای Slide Sorter بروید در نوار ابزار اختصاصی این نما اولین گزنه یعنی Transition Effect را باز کنید. با انتخاب هر کدام از گزینه های این بخش میتوانیم جلوه ای را برای جابجایی بین اسلاید ها انتخاب کنیم و در اسلاید انتخابی نتیجه کار ا مشاهده کنید. در اینجا میتوانید این تنظیم را برای تک تک اسلاید ها انجام دهید.

با اعمال این Effect ها به هر اسلاید ، علامت Slide Transition در پایین اسلاید ظاهر میشود که نشان دهنده این موضوع است که این اسلاید این جلوه را دریافت نموده . اما اگر بخواهیم به تمام اسلاید های موجود یک Effect واحد اعمال کنیم ، تا هنگام رفتن به اسلاید بعدی نشان داده شود ، مراحل زیر را دنبال میکنیم :

منوی Slide show گزینه Slide Transition را انتخاب میکنیم. در این پنجره نیز لیستی از جلوه ها که در Slide sort وجود داشته دیده میشود و میتوان سرعت جابجایی را بین اسلاید با یکی از سه گزینه ( Slow ( آهسته ) ، Medium ( متوسط ) و Fast ( سریع ) ) مشخص نمود.

در قسمت Advance ، که بسیار مهم هم میباشد شما میتوانید انتقال به اسلاید بعدی را با کلیک ماوس و یا به طور اتوماتیک Automatically After تنظیم کنید. در قسمت آخر میتوان زمان را بر حسب دقیقه و یا ثانیه تنظیم نمود. پس هر عددی که در این قسمت وارد کنید مقدار زمانی است که بین جابجایی که طول میکشد و به این طریق میتوان بدون هیچ گونه کنترلی نمایش اسلاید ها را نشان داد. همچنین در قسمت Sound میتوان برای این جابجایی ها صدایی را انتخاب کرد. در پایان با انتخاب Apply یا Apply to All تنظیمات به یک اسلاید یا همه اسلاید ها اعمال میشود.

● Rehearse Timing :

هنگامی که از منوی Slide Show گزینه ی Rehearse Timing را انتخاب می کنیم . برنامه بطوراتوماتیک وارد نمای Slide Show می شود و بالای این نما پنجره ی کوچکی ظاهرمی شود که توسط آن می توان آیتم های درون اسلاید رابرای نمایش زمان گذاری کرد،همچنین می توان توسط این گزینه زمان نمایش کل اسلایدها راتعیین نمود.

بازدن دکمه یNext دراین پنجره زمان برای اسلاید جاری گرفته میشودوبه اسلایدبعدی میرویم.

دکمه Pause توقف موقت زمان را روی اسلاید داریم و برای این که مجددا" Timer کارکند کافی است دوباره روی این دکمه بزنیم.

● Repeat :

● Repeat : باعث می شود زمان گذاری از صفر شروع شود. برای مشاهده ی زمان های اسلاید ها کافی است واردنمایslide sorter شویم ، پائین هر اسلاید زمان نمایش اسلایدرا نمایش می دهد.

● Custom Animation:

این گزینه درمنوی Slide Show دیده می شود و توسط گزینه های آن میتوان Object های درون اسلاید رامتحرک سازی نمودوبه سادگی نمایش اسلایدها راازحالت Static به حالت Dynamic تبدیل نمود.

درپنجره ی Custom Animation درقسمت Timing قرارمی گیریم. لیست آیتم های موجوددراسلایدجاری دیده می شود.که باانتخاب هرکدام آیتم موردنظردرون اسلاید درپنجره ی کوچکی دراین پنجره دیده می شودتعداد این موضوع هابستگی به محتویات داخل اسلایدبیشترباشد طبیعتا لیست مانیزطولانی تر خواهدبود.

هنگامی که موضوع انتخاب شده وگزینه Animate را فعال کردیم (پیش فرض روی گزینه ی Don’t Animate است)

موضوع درلیست Animation order قرار می گیرد. دراینجا میتوان تقدم و تاخر نمایش و انیمیشن شکل ها و موضوعات راتعیین نمود.

اگرخواستیم موضوعی ثابت باشد و انیمیشن نداشته باشد گزینه ی Don’t Animate را برای آن انتخاب می کنیم.

همچنین می توان نحوه ی نمایش رابایکی از دوحالت :

1) On Mouse Click 

2) Automaticaly

تعیین نمود که با انتخاب گزینه ی دوم زمان برحسب ثانیه قابل تنظیم است.

هرکدام از مواردی راکه انتخاب کرده ایم و درقسمت Animation Order قرارگرفته اندرا به طورجداگانه می توان جلوه ی خاص بدهیم. این کاررا باانتخاب موضوع وسپس ازرفتن به برگ نشان effect انجام می دهیم و درلیست Entry Animation یکی یکی جلوه ها را انتخاب کرده و بازدن روی Preview پیش نمایش آن را مشاهده می کنیم تامورددلخواه راپیداکنیم.

این ترتیب را برای تک تک موضوعات داخل اسلایدانجام می دهیم.

همچنین میتوان روی اسلایدها صداگذاری نمود که 2 حالت دارد.

1) برای تک تک اسلایدها ازقسمت Sound نمونه ای راانتخاب کرده وروی آن اعمال کنیم.

2) درلیست Sound آخرین گزینه یعنی Other Sound راانتخاب کنیم وصدای موردنظر رااز جای دیگر انتخاب کنیم.

نکته: در Power Point ازصداهایی می توان استفاده نمودکه پسوند .WAV داشته باشند. حال اگربخواهیم موزیکی را روی اسلایدها ازابتدا تا پایان به طوریکنواخت داشته باشیم اولین اسلاید رابا Other Sound شروع می کنیم و روی بقیه اسلایدها No Sound راتنظیم می کنیم. به این صورت موزیک به طوریکنواخت پخش می شود. البته بایدزمان اجرای موزیک و تعداد اسلاید هارا ازقبل تنظیم کنیم و اگرموزیک زودتراز اسلایدها به اتمام می رسد، دقیقا روی اسلایدی که صداقطع می شود بعدا ازقسمت Other Sound موزیک راشروع کنیم به این ترتیب مشکلی برای پخش همزمان پیش نمی آید.

در پنجره ی Custom Animation برگ نشان Chart effect هنگامی فعال می شود که دراسلاید ازیک نمودار (Chart) استفاده کرده باشیم که می توان بسته به نوع نمودار effect هایی را به آن اعمال نمود.

اگرروی اسلاید Right Click کنیم، گزینه ی Slide Layout و Apply Design دیده می شود.

ترفندهای کاربردی  در Microsoft Powerpoint

مطمئنا تمامی شما نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت را میشناسید. به وسیله پاورپوینت میتوانید اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید ، آن را تزئین کنید و در نهایت بر روی صفحه نمایش یا به کمک یک ویدیو پروژکتور بر روی پرده به نمایش درآورید. محیط این نرم افزار بر عکس محیط MS Word جای گزافه گویی نیست ، بلکه شما در آن رئوس مطالب را می گویید و شکلها و نمودارهای خود را در آن نمایش می دهید و در نهایت آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را به تصویر میکشید. اسلایدهای حاصل در اصل پوستری از سخنان شما هستند. نکات کلیدی خاصی در پاورپوینت نهفته است که با دانستن آنها میتوانید به این بوم متحرک ، طراوت بیشتری ببخشید. در این ترفند قصد داریم به معرفی این نکات اساسی و کلیدی بپردازیم.

چیدمان داخلی یک اسلاید:
سعی کنید اکثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای کلی و استانداردی که Powerpoint ارائه می نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می گیرد. همین طوری نمی توان در یک اسلاید شروع به تایپ نمود. باید یک جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن F5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید. F5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می کند.

ساختن اسلاید و پنهان کردن آن:
گزینه Duplicate silde منوی Insert از اسلاید جاری یک کپی دیگر درست می کند. ترفند کلیک راست روی آیکن اسلاید برای حذف یا پنهان کردن اسلایدها نیز بسیار کارآمد است. امتحانش کنید Hidden یا پنهان بودن یک اسلاید برای اسلایدهای توضیحی که به کمک Hyperlink به سراغشان می رویم. ولی نمی خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی که رویشان کلیک کنیم نشان داده شوند کلی به کار می آید.

اسلایدها افقی یا عمودی:
می توانید بگویید اسلایدها Lanscape و Portrait باشند. برای این کار سراغ Page Setup از منوی File بروید. نمی توان در آن واحد در یک نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی.
برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یک لینک به دومی ایجاد کنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینک به نمایش اول می کنید.
در حین اجرای یک پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن کلید S و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای خاتمه نمایش اسلایدها Esc و یا Ctrl + Break را بفشارید.
برای رفتن به یک اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده Enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از کلید H استفاده کنید.
برای رفتن به اولین اسلاید 1+Enter را بفشارید و یا آنکه هر دو دکمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید.

توقف نمایش اسلایدها:
برای آنکه در حین نمایش متوقف شوید و یک صفحه با زمینه مشکی رنگ نشان داده شود کلیه B را بفشارید. برای نمایش یک صفحه یا زمینه سفید کلید W را بفشارید.

استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر:
برای نمایش یا مخفی کردن اشاره گر ماوس و همینطور نوار ابزار Slideshow در حین نمایش کلید A و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می آید) برای تبدیل اشاره گر ماوس به یک نقطه رنگی مثل یک پوینتر Ctrl + P کمک بگیرید.
برای مخفی کردن سریع نوار ابزار Slideshow کلید Ctrl + H و برای خاموش کردن آن ظرف 15 ثانیه Ctrl + U را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره گر ماوس Ctrl + A در خدمت شماست.
برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از N استفاده کنید. برای قبلی هم از P استفاده نمایید.

ساختن یک اسلاید خلاصه مطالب:
اگر به طور خلاصه در یک اسلاید بخواهید بگویید که در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یک اسلاید خلاصه مطالب بسیار کارآمد خواهد بود. برای این کار به نمایش Slide Sorter از منوی View‌ بروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن کلید Shift انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار Slide Sorter گزینه Summary Slide را انتخاب کنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود. خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می باشد.