ورود کاربران VIP شماره پشتیبانی سایت : 0345 907 909

منوی سایت


آموزش ارسال صحیح ایمیل

Rating: 5 - 17 votes

آموزش ارسال صحیح ایمیل


یکی از بزرگترین معضلاتی که در میان کاربران ایرانی مشاهده میشود عدم رعایت آداب صحیح ایمیل زدن است. میتوان به جرات گفت از هر 10 ایمیلی که ارسال میشود 8 تای آنها کلمه ی salam را در بخش موضوع وارد کرده اند که این مسئله واقعا جای تامل دارد. در این مقاله قصد داریم آداب صحیح ارسال ایمیل را به شکل مفصل برای شما توضیح دهیم. با رعایت این موارد در اصل شخصیت خودتان را نیز از پشت میز کامپیوتر برای طرف مقابل به نمایش گذاشته اید.



● عنوانی مناسب و مشخص انتخاب کنید.
هرگز هیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید. یک عنوان واضح و ماهرانه باعث میشود گیرنده به سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آنها در ارتباط است یا خیر. این مسئله به آنها کمک می کند تا بدون خواندن کل پیام موجود در ایمیل، از روی عنوان بتوانند برای مطالعه یا عدم مطالعه آن تصمیم گیری کنند.


عنوان ایمیل باید خاص باشد و بتواند موضوع ایمیل را به طور خلاصه بیان کند. برای مثال، ایمیلی که برای استخدام تعدادی کارگر برای کار در مؤسسه خیریه محلی زده میشود باید عنوانی این چنینی داشته باشد:
موسسه خیریه: داوطلبان علاقمند جواب دهند"


نه چیزی مثل
"به تعدادی داوطلب نیازمندیم"


اگر به پیامی با عنوانی ناواضح و نامشخص پاسخ می دهید، توضیح خود را نیز در آخر عنوان اضافه کنید. این مسئله باعث می شود که گیرنده ایمیل را به عنوان پاسخی به ایمیل خود بشناسد. این کار همچنین مسئله را برای گیرنده های دیگر که ممکن است به لیست گیرنده های ایمیل اضافه شوند حل خواهد کرد. عادت کنید تا به همه ی کسانی که ایمیل های بدون عنوان به شما میفرستند، پاسخی داده و این نکته را به آنها گوشزد کنید که برای دفعات بعدی برای ایمیل های خود عنوانی بگنجانند.

نکات مهم:
- عنوانی برای ایمیل خود انتخاب کنید، که موضوع پیغام را به طور خلاصه بیان کند.
- دیگران را ترغیب کنید تا آنها نیز عنوان هایی مناسب برای ایمیل های خود انتخاب کنند تا در آینده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگیری شود.

 


● از ارسال بی رویه ی ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید.
برخی افراد دوست دارند تا از همه ی پیشرفت ها باخبر باشند. متاسفانه، این مسئله به آنها این بهانه را می دهد که هرچه را که به دست یا مغزشان می رسد به سایرین بفرستند.
سعی کنید خود همه چیز را نخوانید و مسئولیت بررسی اطلاعات جدید را به سایرین واگذار کنید. در مواردی که ایمیلی که قصد دارید آن را به همه ارسال کنید، مربوط به کارتان باشد، در انتخاب عنوانی استاندارد و مناسب بسیار دقت کنید.

نکته مهم:
- از ارسال بیش از حد یک ایمیل به افراد مختلف اجتناب کنید.

 


● پیامها را به دسته های معین و متعارف تقسیم کنید.

بسیاری از ما ایمیل هایی مرتب و روتین دریافت می کنیم، که به کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نیستند که فورا به آنها رسیدگی کنیم. این ایمیل ها معمولا حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آنها باخبر باشیم اما نمیخواهیم درون صندوق پستی (Inbox) را پر کند.
آن افرادی که تعداد زیادی از این پیامها دریافت میکنند، می توانند فیلترهایی بسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی هایشان به طور اتوماتیک دسته بندی کند. اکثر برنامه های ایمیل به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند از میان این دسته ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند.
برای استفاده ی بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلترهایی طرح ریزی کنید که با جستجوی کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل ها، ایمیل مربوطه یافت شود.

نکته مهم:
- فیلتر کردن به شما امکان می دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بی نظمی نجات دهید.

 


● مرتبا ایمیل خود را چک کنید.
برخی افراد برای متمرکز شدن نیاز به زمان دارند یا اینکه در انجام کارهایشان کارآمد نخواهند بود. اگر هر 20 ثانیه یکبار بخواهید ایمیلتان را چک کنید، خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده اید و وقتتان به کلی هدر شده است.
برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. وقتی برای چک کردن آنها وقت می گذارید، سعی کنید تا آنجا که می توانید همان موقع به آنها پاسخ دهید.
اگر پاسخ گویی به پیامها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیامها به طور کلی به فراموشی سپرده می شوند و وقت برای پاسخ گویی به همه ی آنها نخواهید داشت. پس نگذارید ایمیل های جدید آنقدر روی هم تلنبار شوند تا یکسری از آنها به کلی مدفون شوند. از اینها گذشته، این دنیا، دنیای سرعت است، پس نباید وقت را هدر دهید.

نکات مهم:
- با چک کردن مرتب ایمیل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگیری کنید.
- تا آنجا که می توانید زودتر به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.

 


● برای پیامهای رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید.
برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنویسید. با اینکار خواننده سریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته میشود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست.
ایمیل های خارجی به مشتریان و ارباب رجوع ها باید مثل نامه ها و فکس های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس اینگونه ایمیل ها را طوری بنویسید گویی که قصد چاپ کردن آن را دارید، مگر اینکه با آن مشتری رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.

نکات مهم:
- ایمیل به همکاران را به صورت نکات بولِت دار بنویسید.
- ایمیل های خارجی را به صورت فرم نامه ها و فکس های رسمی و حرفه ای بنویسید.

 


● از همه ی نشانه ها و ابزارهای لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید.
وقتی ایمیلی می نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می توانید از نشانه هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه ها فقط به همین جهت طراحی شده اند.
با استفاده از این نشانه ها و علائم قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید.
همچنین می توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید، تا باز توانسته باشید توجه گیرنده را به طریقی به پیام خود جلب کنید.

نکته مهم:
برای نوشتن ایمیل های خود، در صورت لزون از نشانه ها و علائم نوشتاری استفاده کنید.

 


● فایل های پیوست (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید.
آیا تا به حال شده برای پیوست کردن یک فایل بزرگ به ایمیل با مشکل مواجه شده باشید؟ برای سهولت کار می توانید این فایل ها را کم حجم تر کنید تا بارگزاری آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. حتما در متن پیام درمورد این پیوست برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه ی اطلاعات کافی درمورد آنها به گیرنده این امکان را می دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر.
همچنین برای پایین آوردن سایز فایل های حجیم، می توانید آنها را zip یا فشرده کنید تا برای آپلود کردن آنها وقتتان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آنها را از حالت فشرده خارج (unzip) کند.




( 5 کامنت - مشاهده کامنت ها )



 



سوالات و نظرات کاربران در مورد این مطلب (5)

  1. علی

    سلام. چطور میتونم ایمیل های گرافیکی شکل بفرستم. مثلا بعضی از ایمیل هایی که برامون ارسال میشن داری دیزاین و ... هستن. میشه بگین ایمیل های اون شکلی بفرستیم؟ تورو خدا راهنمایی کنین منتظرم

     

    سرزمین دانلود:

    این ایمیل ها دارای قالب های HTML هستند. اگر آشنایی مختصری با طراحی وب و HTML داشته باشید میتوانید از نرم افزارهای طراحی وب برای ساخت ایمیل های گرافیکی استفاده کنید.

    در غیر این صورت میتوانید از نرم افزارهایی که مخصوص تهیه ایمیل های تبلیغاتی هستند کمک بگیرید. ما نرم افزار NewsletterDesigner را پیشنهاد میکنیم.

  1. hosenhemmati

    مرسی از راهنماییتون

  1. آرتین

    خیلی خوبه. ممنون از زحمات تون

  1. sohrab

    سلام. من میخوام یک پوشه (folder) رو ایمیل کنم. لطفا منو راهنمایی کنید. ممنون.


    سرزمین دانلود :
    ابتدا آن فولدر را توسط یک نرم افزار فشرده سازی (مثل Winrar یا Winzip) به صورت فشرده در بیاورید. به این ترتیب تبدیل به یک فایل خواهد شد و میتوانید آن را به راحتی به ایمیل خود پیوست کرده و ارسال نمایید.
  1. walidbaluch

    نيازمند راهنمايي بودم كه خوشبختانه حل شد .......




نکات مهم :

- قبل از طرح سوال یا مشکل خود، کامنت سایر کاربران و پاسخ آنها را مطالعه کنید.
- لطفا فارسی تایپ کنید. امکان بررسی کامنت های پینگلیش وجود ندارد.
- پاسخ سوالات از طریق ایمیل و SMS نیز ارسال میشود. لطفا مشخصات خود را دقیق وارد کنید.

* نام 
آدرس ايميل (برای دریافت پاسخ از طریق ایمیل)
* شماره موبایل (برای دریافت پاسخ از طریق SMS)
توجه: ایمیل و موبایل شما فقط برای دریافت پاسخ سایت بوده و نمایش داده نمیشود.
* متن

* کد امنیتی
کد امنیتی


(اگر کد امنیتی واضح نیست، روی آن کلیک کنید تا عوض شود)
 


توجه : نظر شما بعد از تایید از طرف سایت، نمایش داده خواهد شد.



سرزمین دانلود، مرجع دانلود و آموزش نرم افزار

سرزمین دانلود را دنبال کنید !

عضویت در خبرنامه سرزمین دانلود

با وارد کردن ایمیل خود و سپس تایید آن، جدیدترین مطالب و نرم افزار ها برای شما ارسال می شود:



------------------------------------------