ترفندهای نرم افزار Word (قسمت اول)

نرم افزار Word جزو ابزار هایی است که تمام کاربران با آن کم و بیش سرو کار دارند پس لازم است تمام کاربران ترفند های این ابزار را بدانند تا بتوانند از آن به نحو احسن استفاده کنند.

در این دو مقاله، به بررسی پرکاربرد ترین تکنیک ها و ترفندهای نرم افزار Word میپردازیم. این نکات باعث میشوند بتوانید با سرعت و راندمان بهترین با نرم افزار ورد کار کنید.

روش صفحه‌آرایی یك كتاب در سایز وزیری
1- پنجره Page Setup را باز می‌كنیم.
2- در قسمت Paper گزینه Paper Size را روی A4 قرار می‌دهیم.
3- در قسمت Margins، سایزهای 5 5 4 4 را قرار می‌دهیم. البته این سایز تا 0.3 قابل تغییر است.

روش تایپ متن فارسی و انگلیسی

همانطور كه می‌دانید هنگام تایپ متن فارسی اگر بخواهید كلمات انگلیسی را هم تایپ كنید، چیدمان سند به هم می‌خورد. برای اینكه این مشكل را حل كنید، باید صفحه را به صورت راست چین قرار دهید. بدین منظور باید Ctrl+Shift سمت راست كیبورد را فشار دهید. برای چیدمان متن انگلیسی نیز باید Ctrl+Shift سمت‌ چپ كیبورد را بفشارید.

روش قرار دادن كادر صفحه

بدین منظور در منوی Page Layout، زیر منوی Page Background, گزینه Page Borders را كلیك كنید.

بخش بندی کردن صفحات

در منوی Page Layout و زیر منوی Page Setup، روی گزینه Breaks و سپس Next Page كلیك كنید.

روش تبديل متن به جدول

از منوی Insert و زیر منوی Convert Text to Table، این كار را به راحتی می‌‌توانید انجام دهید.

روش تنظیم فاصله خطوط

Ctrl+1: فاصله بین دو خطوط عادی می‌شود.
Ctrl+2: فاصله بین دو خطوط دوبرابر می‌شود.

روش تایپ اعداد فارسی در ورد 2003

برای هماهنگ كردن اعداد با متن فارسی كه تایپ می‌كنید، كافیست از منوی Tools به قسمت Options بروید، در پنجره باز شده بر روی تب Complex Scripts كلیك نمایید. حالا در قسمت General و از كادر كشوئی روبروی عبارت Numeral, گزینه Context را انتخاب كنید. اینكار موجب می‌شود تا اعداد شما هنگام تایپ با همان زبانی كه تایپ كرده‌اید نشان داده شوند. از این به بعد هنگام تایپ متن فارسی اعداد بصورت خودكار، فارسی نشان داده می‌شوند و هنگام تایپ متن انگلیسی، اعداد تایپ شده بصورت خودكار انگلیسی نشان داده می‌شوند.

روش تایپ اعداد فارسی در ورد 2007 و 2010

بدین منظور باید نسخه 2010 بر روی File و در نسخه 2007 بر روی آرم MS (در بالا سمت چپ) كلیك كنید.

سپس گزینه Option را انتخاب كنید.
بعد از انتخاب گزینه Option، در قسمت سمت چپ Advanced را انتخاب كرده و سپس Show Document Content را پیدا كنید. در زیر این بخش به دنبال عبارت Numeral بگردید، بعد از یافتن این عبارت، در جلوی آن منوی كشویی را باز كرده و مقدار آن را به Context تغییر دهید.

روش چاپ A5 در نصف صفحه A4

زمانی كه یك سند با ابعاد A5 را برای پرینت گرفتن ارسال می‌كنید، چاپگر آنرا در وسط صفحه چاپ می‌كند. برای اینكه بتوانید در هر یك از كاغذهای A4 دو صفحه چاپ كنید باید بعد از فشردن كلیدهای Ctrl+P یا انتخای Print از منوی File در قسمت Zoom در مقابل Page Per Sheet گزینه Pages2 را انتخاب كنید.

مرتب سازی جدول در Word

گزینه Sort در منوی Table را انتخاب كنید، در مقابل Sort by نام ستونی كه قصد مرتب كردنش را دارید وارد كنید.
گزینه Type نوع داده‌های موجود در جدول را مشخص می‌كند.(متن یا عدد)
با استفاده از Then by می‌توانید ستون‌های دیگر را مرتب سازید و توسط has My List باید مشخص كنید آیا سرتیتر دارید یا خیر. اگر روی Header Row كلیك كنید هنگام مرتب سازی عنوان را جابجا نمی‌كند.
گزینه Ascending بطور صعودی و گزینه Descending بطور نزولی مرتب‌ سازی می‌كند.

ترسيم چندين شكل هندسي

در Word پس از هر بار ترسیم اشاره‌گر ماوس به شكل اصلی خود باز می‌گردد و برای دوباره كشیدن یك شكل باید دوباره آن گزینه را انتخاب كرد. در مواردی كه می‌خواهید از یك شكل چندین بار ترسیم كنید می‌توانید روی آن گزینه در نوار Drowing دو بار كلیك نمایید، به این ترتیب Word روی این گزینه قفل می‌شود، تا زمانی كه كلید Esc را بفشارید یا دوباره روی گزینه ترسیمی كلیك كنید.
برای Auto Shape ها ابتدا باید نوار ابزار مربوطه را بطور مستقل بیاورید، برای اینكار می‌توانید خط افقی بالای هر زیر منو را بكشید.

تغيير فواصل بين خطوط

ابتدا متن مورد نظر خود را انتخاب كنید. برای نرمال کردن فاصله Ctrl+1، دوبرابر كردن فاصله Ctrl+2، و برای یک و‌ نیم برابر كردن فاصله Ctrl+5 را فشار دهید.

حذف فرمت‌ها در حین كپی‌كردن و چسباندن

تنها هنگام چسباندن بجای Ctrl+V یا Paste ، باید از منوی Edit گزینه Paste Special را انتخاب كرده و بعد از باز شدن كادر جدید Unformatted را انتخاب كنید. در این حالت مطالبی كه در Word كپی می‌كنید، بدون اضافات چسبانده می‌شود. (مثلا حذف لینک و یا فونت و رنگ های متنی که کپی گرفته اید)

جلوگیری از تكه شدن یك پاراگراف هنگام رفتن به صفحه بعد

پاراگراف را انتخاب كرده و روی آن كلیك راست كنید و Paragraph را انتخاب كنید. وارد زبانه Lines and Page Breaks شوید و Keep Lines together را علامت بزنید.

یكی برای همه در Word

در Word كاربران مبتدی معمولاَ تیترها و عنوان‌ها را بطور دستی تغییر می‌دهند، اما اگر قدری حرفه‌ای باشند قبل از اینكار Style یك عنوان را تغییر می‌دهند و برای عنوان‌های مشابه از آن Style استفاده می‌كنند.

بدین منظور از منوی Format گزینه Formatting Style and را انتخاب كنید تا یك پنجره در سمت راست مانیتور اضافه شود. اكنون می‌توانید با استفاده از New Style به ایجاد یك طرح برای عنوان خود بپردازید و یا از Style های آماده استفاده كنید.

از دیگر ویژگی‌ های استفاده از این روش این است كه اگر شما هنگام ایجاد یك Style جدید و یا در كادر Modify سایر Style های موجود گزینه Automatically Update را علامت بزنید، اگر یكی از عنوان‌ها را تغییر دهید سایر عنوان‌هایی كه از این Style استفاده می‌كنند نیز تغییر می‌كنند.

خط‌كشی با Word

ابتدا دقت كنید در منوی View گزینه Ruler تیك خورده باشد. عبارت مورد نظر خود را بنویسید سپس روی گوشه سمت چپ خط‌كش بالای صفحه چندین بار كلیك كنید. مشاهده می‌كنید كه علائم آن تغییر می‌كند.
نشانه مورد نظر خود را می‌توانید چپ چین، راست چین یا وسط چین باشد انتخاب كنید. سپس روی خط‌كش افقی در محل مورد نظر كلیك كنید تا نشانه در آنجا ایجاد شود. اكنون به ابتدای عبارت مورد نظر بروید و كلید Tab را فشار دهید تا عبارت شما به محل مورد نظر انتقال یابد.
برای تعیین دقیق فاصله‌ها و همچنین پركردن فاصله ایجاد شده به وسیله نقطه چین از منوی Format گزینه Tab را انتخاب كنید.

ويرايش متن قبل از چاپ

هنگامی كه در صفحه پیش نمایش چاپ (Print Preview) قرار دارید بطور معمول نمی‌توانید متن خود را اصلاح كنید. اما اگر كلید Magnifier را كه با علامت ذره‌بین در كنار علامت چاپگر وجود دارد خاموش كنید، می‌توانید به ویرایش متن و اصلاح متن خود بپردازید.

تغییرات در منو و اضافه كردن منوی جدید در Word

برای ایجاد تغییرات در منوها ابتدا از منوی Tools گزینه Customize را انتخاب كنید. هنگامی كه پنجره Customize باز است شما می‌توانید با راست كلیك روی منوها و زیرمنوها تغییرات دلخواه مانند تغییر در نام و تصویر را اعمال نمایید یا با كشیدن و رها كردن جای آنها را تغییر دهید.
برای اضافه كردن منوی جدید در پنجره Customize وارد زبانه Commands شده و در قسمت Categories روی New Menu كلیك كنید.
پس از اینكار New Menu نوشته شده در قسمت Commands را با ماوس گرفته و در زیر منو قرار دهید.

جايگزين كردن عبارت در Word

در منوی Edit بر روی Replace كلیك كرده و در بخش Find What كلمه فعلی و در بخش Replace كلمه‌ای را كه می‌خواهید جایگزین كنید، تایپ نمایید.
با كلیك بر روی Replace All تمام كلمه‌های جدید جایگزین كلمات قبلی خواهند شد.

پاورقی در Word

مكان نما را به كنار كلمه‌ای ببرید كه می‌خواهید در مورد آن توضیح دهید. از منوی Insert گزینه Reference و سپس Footnote را انتخاب كنید.
در قسمت Location می‌توانید مكان قرار گرفتن توضیحات را مشخص كنید و در بخش Format هم می‌توانید نوع شماره‌گذاری را مشخص نمایید.

همچنین می‌توانید در مقابل Numbering تعیین كنید كه شماره‌گذاری‌ها در تمام صفحات ادامه داشته باشند (Continuos) ، و یا اینكه در هر صفحه از اول شروع شوند (Start Each Page).

ادامه مقاله:

ترفندهای نرم افزار Word (قسمت دوم)